O que vale automatizar

A pergunta que mais escuto sobre IA é o que dá para automatizar. Quase sempre a resposta sai por instinto, e o instinto erra para os dois lados: automatiza o que devia continuar humano, e mantém na mão o que já podia rodar sozinho.

Existe um jeito melhor. Antes de automatizar qualquer coisa, dê uma nota de 0 a 2 para cada uma destas cinco perguntas. Quanto mais você concordar, maior a nota.

As cinco perguntas

1. Isso acontece bastante e toma tempo?

Montar uma automação custa tempo. Esse custo só se paga na repetição.

Uma tarefa de trinta minutos que aparece toda semana devolve o investimento em um mês. A mesma tarefa uma vez por trimestre nunca devolve. O que conta aqui é frequência vezes duração, e não o incômodo que ela causa.

2. Você conseguiria ensinar isso em dez minutos?

Esta pergunta testa se a tarefa é explicável.

Se você não consegue passar para uma pessoa em dez minutos, também não vai conseguir colocar num prompt, porque o que falta é a mesma coisa nos dois casos: o critério está na sua cabeça e nunca foi escrito. Conhecimento que você tem sem saber que tem não transfere.

3. Conferir o resultado é mais rápido do que fazer?

Esta é a que quase todo mundo pula, e é a que derruba a maioria das automações.

Se revisar o que a IA fez leva o mesmo tempo que fazer do zero, você não removeu uma etapa, adicionou uma. A automação só ganha quando a conferência é barata: bater cinco itens de uma lista é rápido, reler um contrato inteiro procurando o que mudou não é.

4. Se der errado, o estrago é pequeno?

Aqui você mede o raio da explosão.

Um rascunho errado custa um minuto para apagar. Um email enviado para o cliente errado não tem apagar. A IA vai errar em algum momento. O que decide é quanto custa esse erro quando ele acontecer.

5. Isso pode ser feito por outra pessoa?

Se só você consegue fazer, o valor da tarefa está no seu julgamento.

E julgamento não se automatiza. Nesse caso a IA pode preparar o material que sustenta a decisão, e a decisão continua sua. Quando qualquer pessoa treinada faria igual, o valor está na execução, e execução é exatamente o que a máquina faz melhor.

Some tudo

A faixa do meio é a mais mal compreendida. Muita gente lê 4 a 7 como fracasso e desiste. Só que a IA preparando e você decidindo já corta a maior parte do tempo, e sem colocar nada em risco.

Isso vale reler. A pergunta 4 pergunta o tamanho do estrago, e o tamanho do estrago depende do que você deixou a IA fazer. A mesma tarefa tira nota 1 quando ela pode enviar, e nota 2 quando ela só pode preparar. Você não mudou a tarefa. Mudou a permissão.

O exemplo: seu briefing diário

Esta é a automação que quase todo mundo deveria ter, e ela tira nota 10 nas cinco perguntas.

Funciona no ChatGPT Work ou no Claude Cowork, que são os modos que conseguem acessar email, agenda e mensagens.

Leia meus e-mails, agenda e mensagens de trabalho das últimas 24 horas.

Me entregue:

1. as cinco coisas que merecem minha atenção hoje;
2. reuniões para as quais preciso me preparar;
3. pendências e prazos;
4. mensagens que precisam de resposta;
5. um rascunho curto de resposta para cada uma.

Não envie nada. Não mova arquivos. Não marque reunião.
Só prepare para minha revisão.

Repare no que aconteceu nesse pedido. Ele tem quatro partes, e cada uma faz um trabalho:

É assim que se delega, para uma IA ou para uma pessoa.

A primeira semana

Nos primeiros dias, revise todo dia e trate cada falha como diagnóstico. Ela sempre aponta para o que está faltando:

Cada erro vira contexto, e o contexto fica. Depois de uma semana você tem um processo que conhece um pedaço real do seu trabalho, e aí dá para começar o próximo.

Minha conclusão

Automatizar não é sobre o que a IA consegue fazer. Praticamente tudo ela consegue tentar. A decisão está em quanto custa conferir e quanto custa errar, e essas duas coisas você controla.

Rode as cinco perguntas na próxima tarefa que te irritar. A nota vai te dizer se você monta a automação, se trabalha junto, ou se deixa quieto.